Ein kurzer Überblick über die Abläufe im Änderungsmanagement.
Das Änderungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil, wenn es um die Realisierung von Projekten in Unternehmen geht. Änderungen in einem Unternehmen oder während eines Projektes sind natürlich ganz normal und kaum zu vermeiden.
Veränderungen deuten jedoch nicht automatisch darauf hin, dass es falsch läuft. Veränderungen sind zwingend notwendig, dass ein Unternehmen am Ball bleibt. Das wurde bereits vor 2.500 Jahren vom griechischen Philosophen Herklit entdeckt und ist auch heute noch mehr als gültig.
„Nichts ist so beständig wie der Wandel“
(Heraklit von Ephesus)
Um trotzdem den Erfolg in einem Unternehmen oder in einem Projekt zu gewährleisten, ist das Änderungsmanagement besonders wichtig. Es soll dazu beitragen so viele Änderungen wie nötig konsequent durchzuführen, damit Projekte, Vorhaben oder neue Strategien in einem Unternehmen die gewünschten Früchte tragen. Zusätzlich ist das Änderungsmanagement aber auch dafür da, nicht zu viele Änderungen aufkommen zu lassen, um die Glaubwürdigkeit eines Projektes oder eines Unternehmens aufrechtzuerhalten.
So muss ein guter Mittelweg gefunden werden, um das richtige Maß an Wandel zu erreichen. Denken Sie nur an den Quelle Versand, die den Wandel komplett verschlafen haben. Nun aber jedes Jahr zwingend Änderungen zu etablieren, ist auch nicht der richtige Weg. Denn zu viele Änderungen lassen den Kunden und die Mitarbeiter schnell die Zuverlässigkeit und Beständigkeit im Unternehmen vermissen und sorgen für Irritationen. Bestes Beispiel dafür ist derzeit der Siemens Konzern, der sich zwingend verändern will und dessen Mitarbeiter dadurch stark verunsichert sind.
Sollten Sie also über eine Änderung nachdenken, kommen folgende Prozessschritte in genau dieser Reihenfolge zum Einsatz:
- Änderungsbedarf im Unternehmen identifizieren
- Formulierung des Änderungsantrages ausarbeiten
- Änderungsantrag intern beraten und prüfen lassen
- Änderungen im Unternehmen zügig und vollumfänglich durchführen
- Änderungen überwachen und Ergebnisse bewerten, beziehen Sie dabei betroffene Mitarbeiter ein
- Lessons learned erstellen, um Verbesserungspotentiale für kommende Tätigkeiten zu identifizieren
Die Bedeutung des Änderungsmanagements für Unternehmen
Die Bedeutung des Änderungsmanagement wird in den nächsten Jahren immer weiter ansteigen, Grund dafür sind die stetig steigenden Änderungsursachen. Dabei treffen immer die externen Veränderungen auf die internen Veränderungen eines Unternehmens. Zu den externen Veränderungen gehören vor allem der stetig wachsende Wettbewerbsdruck, sowie die kurze Produkt- und Innovationszyklen.
Die internen Ursachen hingegen liegen in den andauernden Bemühungen Verbesserungen an Dienstleistungen, Unternehmensstrukturen oder Produkten vorzunehmen. Zusätzlich kommt eine steigende Bedeutung der Problemstellung entgegen.
Die Problemfehler, die Unternehmen immer wieder aufkommen lassen sind unter anderem folgende Punkte:
- Die späte Erkennung von Änderungen
- Häufige Wiederholungen von Fehlern
- Eine ausschließliche Betrachtung der entstehenden Veränderungssymptome
- Keine Lösungsalternativen
- Hohe Anzahl von Folgeänderungen
- Die fehlende Kostenanalyse sowie die zu langen Durchführungszeiten von Änderungen
- Die mangelnde Dokumentation.
Sie sehen, dass die möglichen Problemfelder im Änderungsmanagement sehr lang sind und eine Vielzahl an möglichen Fehlern auf Sie lauert.
Die Zwiespältigkeit, die bei Änderungsprozessen entsteht, liegt im Spannungsfeld zwischen Verbesserung und Verschwendung. Dies gilt nicht nur für Änderungen in Prozessen, sondern auch bei Produkten.
Werden Änderungen an der aktuellen Prozess- / Produktgeneration vorgenommen, so ziehen diese Änderungen in der weiteren Entwicklungsarbeit von Generationen mit sich. Hier spricht man von einem negativen Dominoeffekt – wenn Sie einen Fehler einmal einbauen, so zieht er sich in den weiteren Produktgenerationen mit sich. In der Theorie klingt dies relativ umständlich, in der Praxis ist es jedoch leicht erklärt.
Gehen wir davon aus Sie verbessern Ihr Produkt / Prozess mit jeder Änderung um 5 Prozentpunkte, so ist ein Fehler (zufällig auch genau 5 % schwer), der während einer Entwicklung gemacht wird, deutlich gravierend, da Sie erst mit der nächsten Änderungen wieder den alten Stand erreichen können. Dadurch werden Sie nie so leistungsfähig sein wie Sie es ohne den Fehler gewesen wären.
Das Konzept des Änderungsmanagements in 5 einfachen Schritten erklärt
- „Die Konzepte und Leitlinien des Änderungsmanagement orientieren sich immer am generellen Grundsatz der Minimierung.“
Das heißt, man soll so viele Änderungen wie nötig durchführen, um ein Projekt an das gewünschte Ziel zu bringen. Dabei sollten jedoch möglichst wenige Änderungen vorgenommen werden, da diese ebenfalls Zeit und Kosten verursachen. Überlegen Sie also genau was die Mindestanzahl an Änderungen ist, um den Prozess perfekt anzupassen.
- Vergessen Sie die Flexibilität im Prozessablauf nicht
Dabei ist zu beachten, dass im Rahmen der Durchführung von Änderungen diese mit flexiblen Möglichkeiten zu behaften sind. Die Flexibilität stellt dabei eine multidimensionale Größe dar, bei der wiederum mehrere Faktoren zu berücksichtigen sind. Bei einem Änderungsprozess sind immer korrigierendes und generierendes Ändern gleichermaßen möglich, sodass sich am Ende das perfekte Produkt ergibt.
Beispielsweise sollten Materialien leichter auszutauschen sein, oder Lieferanten sollten leichter gewechselt werden können. Dabei sind aber Kundenwünsche zu berücksichtigen und die Definition von Gestaltungsfreiräumen zur späteren Anpassung des Produktes ist zu gewährleisten. Zusätzlich sollten weitere Freiräume für die Gestaltung von Produkten und Produktprozessen gegeben sein, um den Innovationsgeist Ihrer Mitarbeiter nicht zu unterbinden. Dies wäre weder für das Produkt, noch für die Motivation der Mitarbeiter von Vorteil.
- Begehen Sie bewusst einen Vergangenheitsbruch und überdenken Sie aktuelle Arbeitsmuster
Leider sind den Beteiligten häufig die Kosten, die bei einer solchen Änderung entstehen, nicht ganz bekannt, was wiederum zu einem negativen Bild führen kann. Um eine eindeutige Reduzierung der Komplexitäts- und Änderungskosten zu schaffen, ist häufig der sogenannte Vergangenheitsbruch notwendig.
Dabei sollen Sie bewusst die bisherige Vorgehensweise in Frage stellen und überlegen, ob Sie wirklich auf dem richtigen Weg sind. Aussagen wie „das haben wir immer schon so gemacht“ sind ein eindeutiger Indikator für einen Ansatzpunkt zur Verbesserung.
Dabei sollten nicht nur offensichtliche Schwächen betrachtet werden – auch die grundsätzliche Methode an sich sollte in Frage gestellt werden, um langfristig erfolgreich zu bleiben. Denken Sie dabei nur einmal an einen Schreibmaschinenhersteller, der vor 30 Jahren sein Produkt immer weiter verbessert hat und die aufkommende Bedrohung durch die neuartigen Computer nicht erkannt hat. Das sollte Ihnen nicht passieren.
- Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen
Um die Kundenwünsche mit den Entwicklungen des Unternehmens zu vereinen, ist es oftmals wichtig eine Konzentration auf die Kernkompetenzen zu legen. Die Konzentration auf die Kernkompetenzen erfordert wiederum eine Analyse der Veränderungsprozesse und der Änderungsursachen.
- Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht uninformiert
Damit eine gewisse Transparenz in einem Unternehmen vorhanden sein kann, während Änderungen durchgeführt werden, hilft es die Veränderungen zu moderieren und nicht zu steuern.
Die generellen Vorgehensweisen, wenn es um Veränderungen geht
Geht es in einem Unternehmen um Veränderungen, sollten bestimmte Vorgehensweisen umgesetzt werden, um das Unternehmen mit den Veränderungen an den Zielpunkt zu leiten. Damit das Veränderungspotenzial in einem Unternehmen und damit auch die Ausgangssituation erfasst werden kann, benötigt man einige Analyseinstrumente.
Zu diesen Instrumenten zählt vor allem die:
- detaillierte Prozessanalyse
- Untersuchung der existierenden Strukturen
Im Rahmen einer Analyse und Zusammenstellung können diese Prozesse genau strukturiert werden und die Ergebnisse sollten dokumentiert werden. Verbesserungspotenziale zu erkennen ist ein weiterer Schritt, der durch Prozesswertanalyse in Kombination mit einem branchenübergreifenden Benchmarking erfolgen kann.
Anschließend wird eine sogenannte Soll-Konzeption gefertigt, in der die Faktoren Mitarbeiter, Organisation, IT-Struktur, Management und Methoden und Instrumente des Änderungsmanagements zu berücksichtigen und einzubeziehen sind. Wird die Soll-Konzeption mit dem Ist-Zustand vergleichen, gelangt man zu einem Erfolgskonzept, welches wiederum für Änderungen von Bedeutung ist.
Umgesetzt wird das Ganze in einem Team direkt vor Ort, mithilfe der Integration von Zulieferern, Veranstaltung von Lieferantentagen oder Schulungen.
Wie beläuft sich die Durchführung des Änderungsmanagements?
Weiter oben im Text wurde dieses Thema bereits kurz angeschnitten. Die eigentliche Durchführung verläuft jedoch wesentlich komplexer und umfasst insgesamt acht Phasen, die zeitlich genau in dieser Reihenfolge eingehalten werden sollten:
- Auslösung
- Detaillierung
- Bewertung
- Abstimmung
- Genehmigung
- Konstruktive Umsetzung
- Produktive Umsetzung
- Controlling
Das Auslösen beschreibt immer den Ist-Zustand unter Berücksichtigung der betroffenen und eingebundenen Produkte. In der Phase der Detaillierung wird der Entwicklungsbereich, der in Phase eins beschrieben wurde genauer detailliert. Der änderungsbedingte Zustand wird erarbeitet und dokumentiert.
Die in Phase zwei erarbeiteten Lösungen werden nun genauer bewertet und in Phase vier zur Abstimmung gebracht. Die Genehmigung erfolgt von einer Schlussbeurteilung. In Phase sechs erfolgen die vollständige konstruktive Umsetzung und die Freigabe im IT-System. In Phase sieben wird die Änderung vollständig durchgeführt. In der letzten Phase wird die Änderung noch einmal überprüft und analysiert welchen Erfolg die Änderung mit sich gebracht hat.
Fazit zur Änderung
Nutzt man das Änderungsmanagement effektiv und sinnvoll, so lassen sich schnell qualitative und quantitative Verbesserungen im Unternehmen erzielen. Dies ist unabhängig von der Unternehmensgröße, wobei der Initiierende selbstverständlich über einen gewissen Grad an Entscheidungsfreiheit benötigt.
Bei einer Nutzung der Veränderungsmanagementmaßnahmen erfolgt im Regelfall eine Erreichung der folgenden Ergebnisse:
- Zeitliche Verkürzung der Änderungsschleifen
- Reduzierung der Folgeänderungen
- Verursachungsgerechte Zuordnung der Änderungskosten
- Erhöhung der Kostentransparenz
- Reduzierung der Fehlerhäufigkeit
Hier werden selbstverständlich nicht alle Ergebnisse erreicht, jedoch wird selbst eine einzelne Verbesserung den Aufwand für die Änderung rechtfertigen.
Veränderungen in einem Unternehmen sind grundsätzlich wichtig. Wenn diese konsequent und vor allem sinnvoll durchgeführt werden, so erreichen Sie eine Stabilisierung des Unternehmens sowie eine Konkurrenzfähigkeit in der Marktwirtschaft und sichern langfristig das Überleben Ihres Unternehmens.
